Gebruikers toevoegen aan events
Mensen toewijzen aan diensten is de kern van inroosteren. Het is ook een van de belangrijkste functies in Soon. Dit helpt een goed schema voor uw team te maken.
In dit document vindt u hoe u een nieuwe event kunt maken, mensen eraan kunt toevoegen en hoe u mensen aan bestaande events kunt toevoegen.
Je kunt een nieuw event maken door op het + icoon in een van de dag kolommen op het bord. Volg de stappen in de nieuwe event stroom voor het maken van events. Als u bij het Mensen toevoegen gedeelte komt, ziet u de Mensen selecteren menu waarmee u mensen aan het event kunt toevoegen.
Gebruik de toetsenbord pijlen om snel door de lijst met gebruikers te navigeren en druk op Enter om de gemarkeerde persoon aan uw event toe te voegen.
Het eerste dat opvalt, is het onderscheid tussen role assigned en role not assigned. In het geval een je role hebt toegewezen, dan zijn je teamgenoten gecategoriseerd op basis van de rol die je in de vorige stap van event aanmaken proces geselecteerd hebt.
De gekleurde stip voor de avatar van de gebruiker is een snelle beschikbaarheid indicator op basis van de tijd van het event. Een groene stip geeft een volledige 100% beschikbaarheid aan, rood geeft 0% beschikbaarheid aan en geel betekent dat de gebruiker gedeeltelijk beschikbaar is, wat overeenkomt met een waarde ergens tussen 100% en 0%.
Als de gebruiker conflicten heeft als deze aan dit event zou worden toegewezen, wordt er een conflict pictogram achter zijn naam weergegeven. Een blauw pictogram geeft een zacht conflict aan, zoals dat de gebruiker al op dezelfde dag een event heeft. Een rood pictogram geeft een hard conflict aan, wat bijvoorbeeld kan betekenen dat de gebruiker die dag contractueel niet beschikbaar is.
Helemaal rechts achter de naam van elke persoon ziet u een nummer. Dit zijn de resterende contracturen die deze persoon nog heeft. Met andere woorden, de hoeveelheid tijd die ze nog ingepland moeten worden voor de week waarvoor u het event maakt.
Met behulp van de verschillende filters, zoekfunctionaliteit en sorteeropties kunt u snel de ideale kandidaat voor het event vinden.
Wanneer u de cursor op een gebruiker plaatst, worden rechts meer details weergegeven over zaken als hun beschikbaarheid, conflicten en uren.
Als een gebruiker niet in de lijst wordt weergegeven zonder actieve filters, kan dit een van de volgende redenen hebben; 1) de gebruiker is mogelijk al toegevoegd aan het event, 2) de gebruiker is ingesteld op Niet zichtbaar voor het bord, 3) de gebruiker heeft de Gedeactiveerd status of 4) de gebruiker is nog niet toegevoegd aan het bord.
Wanneer u met uw cursor over een gebruiker zweeft, ziet u een uitsplitsing van de geplande, contractuele en resterende uren voor die persoon in relatie tot het event dat u maakt.
Gepland
De geplande uren zijn de som van alle uren die de gebruiker al voor die week is gepland. De geplande uren omvatten zowel niet-gepubliceerde en gepubliceerde events. En ook events die niet noodzakelijkerwijs op het bord staan dat u momenteel plant.
De geplande uren zijn gebaseerd op de bijgewerkte werkelijke / verwachte uren van de gebruiker (indien ingesteld). De potentiële pauzetijd is uitgesloten voor deze waarde, dus het wordt een som van exacte contracturen.
Contract
De contracturen kunnen worden ingesteld of gewijzigd in het User Profile. Je kunt het profiel van een gebruiker openen door naar de Users te gaan via het navigatievenster en het Team tabblad te openen of via de Board Settings en het Users tabblad te openen.
Resterende
De resterende uren zijn een berekening van de contracturen min de geplande uren. Resterende uren worden negatief wanneer de contracturen worden ingesteld op 0 of de ingestelde contractwaarde wordt overschreden. Op deze manier wordt de gebruikerslijst nauwkeurig gesorteerd wanneer de contracturen van meerdere gebruikers zijn overschreden.
Aan de rechterkant van de mensen kiezer wordt een visualisatie van de beschikbaarheid van een persoon weergegeven wanneer u de muisaanwijzer op een specifieke gebruiker plaatst.
De horizontale lijn toont de periode van 24 uur waarin het event plaatsvindt. Als het event middernacht is, is dit een periode van 48 uur.
In blauw ziet u de duur van de event.
In groen ziet u de beschikbare tijd van de persoon.
De tijd labels geven de invoer van de beschikbaarheid van de gebruiker aan. Dit kan een beschikbare of niet-beschikbare tijdinvoer zijn. De tijd labels worden altijd weergegeven in de tijdzone van het event.
De beschikbaarheid score wordt weergegeven als een percentage in de linkerbovenhoek. Dit helpt je om snel de match te begrijpen tussen de tijd van het event en de beschikbaarheid wanneer de persoon gedeeltelijk beschikbaar is voor deze dienst.
Als de tijdzone van de gebruiker afwijkt van de event, wordt er een afkorting indicator voor de tijdzone weergegeven in de rechterbovenhoek.
Tijdzones - als uw team in verschillende tijdzones werkt. Binnenkort wordt er automatisch rekening gehouden met alles wat betreft beschikbaarheid en het toewijzen van ploegendiensten. U kunt uw tijdzone voor weergave of uw tijdzone voor beschikbaarheid altijd bijwerken in uw Profile.
De conflicten sectie wordt weergegeven voor het geval er speciale zaken zijn waarmee u rekening moet houden. Hier wordt u op de hoogte gebracht van sterke conflicten in het rood en minder ernstige waarschuwingen in het blauw. Er zijn de volgende conflicten:
Geplande events; een gebruiker heeft een of meer geplande events voor dezelfde dag
Overlappende events; de nieuwe event overlapt met een event waarvoor de gebruiker zich al op
Uren limiet; de contracturen van de gebruiker worden overschreden
Contractdag; het is geen contractdag van een gebruiker
Verlofaanvraag; een in behandeling zijnde verlofaanvraag overlapt met de event tijd
Goedgekeurd verlof; een goedgekeurd verlofverzoek overlapt met de tijd van het event
Gebruik deze superkrachten om de meest ideale persoon te vinden om aan uw dienst toe te voegen.
Filteren
U kunt gebruikers filteren op basis van beschikbaarheid, toegewezen rol en geen conflicten. Deze filters kunnen ook in combinatie met elkaar werken. Door filters snel toe te passen, worden mensen verwijderd die u niet aan het event wilt toevoegen.
Sorteren
Om de lijst met mensen in een specifieke volgorde te sorteren, kunt u naar More Options gaan door op het ⋯-pictogram te klikken, waar u kunt sorteren op Voornaam, Beschikbare gebruikers of Resterende uren.
Zoeken
Typ de naam van de persoon die u wilt in het Add people veld in de nieuwe modal van het event.
Om mensen toe te voegen aan een event dat je al hebt gemaakt, klik je op het event op het bord. De event details worden geopend en u ziet de Add people knop.
In de voettekst van het Add people menu kunt u de rol selecteren die moet worden toegepast. Indien geselecteerd, ziet u ook welke gebruikers eraan zijn gekoppeld.
De filters, sorteren en zoeken werken op dezelfde manier als bij het toevoegen van gebruikers aan nieuwe events. Alleen het More Options pictogram, nu aangegeven met ⋮, hier kunt u uw gewenste sorteermethode selecteren.
Als een event meerdere groepen heeft, is het nu ook mogelijk om direct een persoon toe te voegen aan de groep waarin u ze wilt hebben. Selecteer simpelweg de groep waarin je de gebruiker wilt plaatsen onderaan de modal.
