Met Soon bent je in staat om supersnel een dienstrooster te maken, mensen aan diensten (oftewel “events”) toe te wijzen en veranderingen automatisch bij te houden. Gaandeweg zul je enkele toffe functies ontdekken om de planning nog sneller op touw te zetten. Nog belangrijker is dat je team nu een goed proces heeft en de dagelijkse activiteiten in goede banen kan leiden.

Wat kun je met Soon

• Een online rooster waar alle medewerkers overal en altijd bij kunnen. Soon werkt op desktop, tablet en mobiel.

• Gebruik templates om standaard diensten aan te maken die specifiek zijn voor uw bedrijf.

• Exporteer de uren die waren gepland en de tijden dat mensen daadwerkelijk hebben gewerkt. Dit kun je gebruiken voor bijvoorbeeld de salarisadministratie of het maken van je eigen statistieken.

STAP 1: Maak je account aan

Geef je e-mailadres op in de Soon registratiepagina om je account aan te maken. Je ontvangt een e-mail, volg de stappen in de instructies op.

STAP 2: Nodig je collega's uit

Het volgende dat je wilt doen is het toevoegen van andere mensen aan je team. Hiermee kun je ze inplannen in het rooster je straks gaat maken. Vervolgens maakt Soon automatisch een persoonlijk werkrooster voor iedere medewerker. Je kunt ook sommige mensen admin privileges geven, zodat ze kunnen helpen bij het maken en beheren van de rooster’s.

STAP 3: Maak je eerste Rooster

Begin een nieuw rooster door op het “New board” tegeltje te klikken, op de boards pagina.

• Je kunt dit rooster een naam geven onder Settings > Board Info > Board name

• Klik op het blauwe plus icoon in een van de dag columns. Hiermee kunt je een event aanmaken en ga je stap voor stap langs alles dat je nodig hebt om een dienst aan te maken.

• Wat / "What" - een naam geven je dienst bijvoorbeeld "Openen" of"Ochtenddienst" of "A-Dienst". Als alternatief kunt je ook een beschrijvende titel geven, dit is vooral handig als het een eenmalige gebeurtenis is, zoals bijvoorbeeld "Nieuwe Klanten Webinar".

• Wanneer / "When" - de tijden die je wilt dat mensen beginnen en stoppen met werken voor deze dienst.

• Waar / "Where" - dit is optioneel, je kunt een locatie aangeven om duidelijk te maken waar het plaatsvindt.

Nu komen we het "Groep" segment van het event komen. Hierdoor kunt je mensen groeperen op basis van hun rol. Je kunt meerdere groepen maken door "add-groep" te kiezen aan de onderkant van het event kaartje.

• Kies een rol / “Add a role” - Je kunt de groep mensen een rol toewijzen om ze te vertellen hun verantwoordelijkheid is.

• Mensen toevoegen / “Add people” - Hier selecteert je aan welke teamleden (uit stap 2), je deze dienst wilt toewijzen.

Als je klaar bent, klik je naast het vak en het event wordt gemaakt. Als je een foutje maakt en opnieuw wil beginnen kun je op esc op je toetsenbord drukken.

STAP 4: Maak meer diensten

Template (Sjabloon) Als je veel soortgelijke diensten hebt, kunt je er een template van maken. Klik op een event dan ga je naar de details en druk op het ⋮ "meer opties" icoon > Make template. Vervolgens kun je deze template gebruiken bij het aanmaken van een nieuw event.

STAP 5: Publiceer de diensten

Zodra je blij bent met je planning, dan is het tijd om deze naar iedereen uit te sturen. Je kunt dit doen door één voor één op de “Publish” knop onder elk event te klikken. Of je kunt ze allemaal tegelijk versturen door op “Publish” linksonder in beeld te klikken.

Iedereen heeft nu hun persoonlijke rooster onder Schedule in het team Menu. Wanneer je jezelf ook op een aantal events hebt ingeroosterd dan kun je dit terugzien op je persoonlijke rooster.

Leuk, en nu?

• Maak je rooster nog sneller met Weektemplates.

• Leer hoe je de app op je telefoon kan installeren en stuur deze link naar je collega's.

• Maak standaard rollen en locaties om het rooster van uw team nog verder te verbeteren.