Groups
User groups helpen je meer orde en overzicht te brengen in je team. Creëer groepen om op een handige manier meerdere mensen tegelijk te beheren, filteren en te targetten.
Deze feature is exclusief beschikbaar voor het Business- en Enterprise-abonnement. Alleen Team Owners en Admins kunnen groepen aanmaken, bekijken en aanpassen.
Je kunt een group aanmaken door naar de Users pagina te gaan via het navigatiepaneel. Op deze pagina klik je op de Groups tab. Initieel zullen er nog geen groepen aangemaakt zijn. Je kunt een group aanmaken door te klikken op de knop + User Group die rechtsboven in het scherm te vinden is.
Een group moet altijd een naam hebben en optioneel een beschrijving om het doel van de groep te benadrukken. Je kunt niet twee groepen met dezelfde naam aanmaken, om zo verwarring tussen groepen te vermijden.
Onder het General tabje is het mogelijk om admins toe te wijzen om Group Managers van een group te worden. Standaard kunnen Alle admins een group aanpassen of verwijderen. Als je Specifieke admins wilt toewijzen om Group Manager te worden, wijzig dan de setting van All naar Specific, en klik op Add managers om vervolgens admins te selecteren uit de dropdown lijst. Wanneer je Specifieke admins toewijst als Group Manager van een group, kunnen alleen zij een groep aanpassen of verwijderen.
Alleen admins met een Active status kunnen group managers zijn. De Team Owner kan altijd een group aanpassen of verwijderen; zelfs als hij of zij niet is toegewezen als group manager.
Wanneer een admin Gedeactiveerd of Gedowngrade is, wordt hij of zij automatisch weggehaald als group manager van bestaande groepen.
Onder het Users tabje vind je een overzicht van alle gebruikers die lid zijn van een group. Je kunt gebruikers toevoegen aan een group door op het gebruikers icoontje te klikken naast het zoekveld. Vervolgens zie je een lijst met gebruikers die nog niet toegevoegd zijn aan de group. Klik op een gebruiker om deze toe te voegen aan een group. Klik op het terug icoontje linksboven in het scherm wanneer je klaar bent. Als je gebruikers juist wilt verwijderen uit een group, klik dan op het kruis icoontje van een gebruiker.
Gebruikers die gedeactiveerd zijn worden niet meteen permanent verwijderd uit een group. Een gebruiker wordt alleen permanent uit een group verwijderd wanneer de gebruiker verwijderd wordt uit het gehele team of handmatig wordt verwijderd uit een specifieke group.
Bestaande groepen worden getoond op de Groups tab. Door te klikken op een van de groepen open je die group. In dit scherm kun je de naam en beschrijving van de group aanpassen, evenals de group managers en group leden. Het aanpassen van een group werkt daarmee hetzelfde al het aanmaken van een group.
Het verwijderen van een group kan door op de Delete knop te klikken. Je zult vervolgens de beslissing moeten bevestigen in het schermpje dat wordt getoond. Het verwijderen van een group is permanent; de group zal verdwijnen uit alle functionaliteit in de applicatie.
Wanneer je een wijziging aanbrengt in een group zie je een Cancel en een Update knop verschijnen onderin het scherm. Door op Cancel te klikken zullen de wijzigingen die je zojuist hebt gemaakt vervallen en zal het schermpje sluiten. Door te klikken op Update voer je de wijzigingen die je zojuist gemaakt hebt meteen door.
Groups kan binnen Soon worden gebruikt voor het snel toevoegen van mensen aan Events in de People Picker, het filteren van Leave Requests op de Leave pagina, en het toewijzen van Leave Managers aan een groep gebruikers op de Settings tab van de Account pagina.
Bij het aanmaken van een event kun je # typen in het add people veld om snel de gebruikers uit een group toe te voegen aan een event. Alleen gebruikers die selecteerbaar zijn in de People Picker worden toegevoegd. Groepen zonder gebruikers worden niet getoond.
Het filteren van leave requests gebaseerd op groepen helpt admins om de alleen voor hen relevante leave requests te zien op de Leave pagina. Door in de filter een of meerdere groepen aan te klikken, zullen vervolgens alleen de leave requests getoond worden van gebruikers die lid zijn van een van de geselecteerde groepen. Door op Apply te klikken wordt je selectie doorgevoerd en wordt deze opgeslagen in jouw persoonlijke account.
Teams kunnen het Leave proces stroomlijnen door specifieke admins toe te wijzen aan bepaalde User Groups. Zij kunnen vervolgens alleen van gebruikers uit die groepen de leave requests beheren.
Standaard kunnen alle Leave Managers alle Leave requests beheren, en krijgen zij ook van al deze requests notificaties. Wanneer zij echter alleen aan bepaalde groepen zijn toegewezen ontvangen zij alleen nog in-app en email-notificaties van de relevante requests. Ook zien zij alleen de relevante leave requests nog in hun Soon inbox.
Als laatst kunnen zij ook alleen voor de gebruikers in de groepen waar zij aan zijn toegewezen leave requests aanmaken.
